Je me souviens de mes départs en vacances lorsque j’étais salariée et du stress que cela pouvait générer. Entre bouclage de dossiers, passation d’activité, et urgences de dernières minutes, je me suis souvent retrouvée dans des situations proches du désespoir, gâchant ainsi mes premières heures de libération. Jusqu’à ce que je réalise que je ne faisais pas de greffes du cœur et que personne ne mourrait sur la table d’opération si j’avais omis quelque chose ! Malgré tout, j’ai toujours eu à cœur de laisser une situation la plus limpide possible aux personnes qui assuraient mon relais.
Alors voici quelques conseils pour partir serein et anticiper un retour zen :
1. Faites un BILAN REALISTE de ce qui est réellement à faire avant vos vacances, et de ce qui peut attendre votre retour. On a tendance à TOUT vouloir terminer avant de partir mais à force de trop en faire, la qualité n’est plus toujours au rendez-vous.
2. Ne prenez AUCUN NOUVEAU DOSSIER avant de partir : il est parfois plus simple de transmettre une tâche dans son entièreté qu’une tache tout juste initiée. La passation dure moins longtemps et votre remplaçant peut se l’approprier bien mieux.
3. SACHEZ DÉLÉGUER :
o Bien choisir son binôme est primordial pour passer des vacances sereines.
o La rédaction d’une worklist précise est primordiale. Vous aiderez votre binôme et vos interlocuteurs en précisant les tâches, les deadlines, les interlocuteurs et la priorisation.
o Votre worklist ne doit pas comporter uniquement vos dossiers en passation mais l’ensemble de vos tâches. Ainsi à votre retour vous aurez une lisibilité plus claire de ce par quoi vous devez commencer.
o Sur votre serveur partagé, alimentez bien vos dossiers même avec ce qui vous parait futile, cela peut toujours être utile en votre absence.
4. Mettez en place un MESSAGE D'ABSENCE DIRECTIF et non permissif : « en mon absence adressez-vous à X » versus « en cas d’urgence je suis joignable ». Ne laissez aucune porte ouverte à un dérangement quelconque pendant vos vacances.
5. NOTEZ VOTRE MOT DE PASSE ;-) Cela vous évitera du stress et du temps perdu au Helpdesk lors de votre retour de congés.
Profitez bien de vos congés, du soleil, de la pluie (c’est bon pour la Terre !) et déconnectez !